Responsabilidades do Usuário Externo

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O cadastro como Usuário Externo no SEI é personalíssimo, ou seja, sua operação é sob a responsabilidade da pessoa que opera o sistema, tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais poderão ser passíveis de apuração civil, penal e administrativa.

É destinado à pessoa física que participe de processos junto aos órgãos, independentemente de vinculação a determinada pessoa jurídica, para fins de:

• Peticionamento (iniciar processos e inserir documentos em processos existentes);
• Visualização de processos com restrição de acesso aos quais foram concedidos acesso externo;
• Assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o órgão.

Para realizar peticionamento ou assinar documentos, é necessário cadastro prévio e autorização da Unidade Gestora do SEI, mediante a apresentação de documentos.

Listaremos agora, algumas normas sobre a utilização do SEI já definidas no decreto Nº 13.367 de 03 de janeiro de 2024.

Quanto à utilização do SEI:

• O sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido por outrem.
• A atualização dos seus dados cadastrais.
• A conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e aqueles contidos no documento enviado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares.
• A confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente.
• A conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio de peticionamento eletrônico até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados ao Poder Executivo do Município de Angra dos Reis para qualquer tipo de conferência.
• A verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento das petições e dos documentos transmitidos eletronicamente.

Cadastro de Usuário Externo

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Cadastro

1. Acesse o ambiente Usuário Externo do SEI;
2. Clique na opção “Clique aqui para se cadastrar”;
3. Leia com atenção as orientações da tela seguinte.
4. Opte por continuar e preencha todos os campos da tela “Cadastro de Usuário Externo” com os seus dados pessoais (os obrigatórios estão em negrito).
   
5. Após realizar o cadastro online, onde serão registrados o seu e-mail e senha, será enviado um e-mail com as instruções para ativação do seu cadastro.
   
      

   O e-mail e a senha informados no formulário de cadastro serão utilizados para acessar o sistema e assinar documentos.

   
   
      

   Sugerimos que não sejam utilizados e-mails institucionais no cadastro.

   
   
      

   Lembre-se de que este é o seu cadastro de usuário externo. Não inclua informações da sua empresa ou da pessoa jurídica que você representa. Certifique-se de que o endereço de e-mail pessoal foi digitado corretamente e em letras minúsculas. Crie uma senha segura e não a compartilhe com outras pessoas.



6. Os documentos necessários são:
   • Comprovante de Residência;
   • RG e CPF ou passaporte (para estrangeiros);
   • Termo de Declaração de Concordância e Veracidade preenchido e assinado.
7. Os documentos podem ser entregues:
   • Presencialmente: Leve cópia dos documentos juntamente com o original para autenticação.
   • Por correios: As cópias devem ser autenticadas em cartório e o Termo assinado com reconhecimento de firma.
   • Eletronicamente: Enviar os documentos através do e-mail ou do Atende SEI, com duas opções de autenticação.
   

Documentos complementares podem ser solicitados para a efetivação do cadastro.



8. Obs: O usuário externo deve guardar os documentos originais pois podem ser futuramente solicitados.
9. Após a análise da documentação, você receberá um e-mail confirmando a conclusão da análise e confirmação do cadastro.

Login e Recuperação de Senha

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Tela de Login

Somente depois do cadastro liberado será possível realizar login na página de Acesso Externo do SEI.

Você receberá um e-mail quando o seu cadastro for liberado. Até lá, ao tentar efetuar o login, o SEI exibirá a seguinte mensagem:

Recuperar Senha de Acesso

Caso tenha esquecido a senha de acesso, SOMENTE SE O CADASTRO JÁ ESTIVER LIBERADO, será possível recuperá-la. Para isso, basta clicar na opção “Esqueci minha senha” na tela inicial:

A tela abaixo será exibida, onde você deve digitar o e-mail informado no momento do cadastro online para que uma nova senha seja gerada e enviada para o e-mail cadastrado. Atenção: lembre-se de verificar a caixa de spam de seu e-mail caso a nova senha não esteja na sua caixa de entrada.

Caso o e-mail digitado esteja correto e o cadastro já tenha sido liberado, a seguinte mensagem aparecerá na tela:

Alterar Senha

Acesse o link informado no e-mail, efetue o login com a senha gerada pelo sistema e realize a alteração da senha.

Para alterar a senha, acesse no menu lateral a opção "Alterar senha" e siga os passos abaixo:

Após preencher os campos e clicar em "Salvar", caso não haja erros de digitação, a seguinte mensagem será exibida, confirmando a alteração:

Peticionamento Eletrônico

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O Peticionamento Eletrônico é uma ferramenta do SEI que permite ao cidadão o envio de documentos eletrônicos, com o objetivo de formar um novo processo ou compor um processo já existente. Para utilizar essa funcionalidade, o interessado deve estar previamente credenciado no SEI.

Existem duas formas de peticionamento:

• Processo Novo: Os documentos protocolizados serão formalizados em um novo processo, que será enviado para uma unidade predefinida no sistema.
• Intercorrente: Os documentos protocolizados podem:
  • Ser formalizados em um novo processo, que será relacionado automaticamente ao processo indicado pelo usuário externo no momento do peticionamento. O processo será enviado para a unidade onde o processo principal teve sua última tramitação ou onde está em andamento. Caso o processo indicado esteja concluído, ele será reaberto automaticamente nessa unidade.
  • Ser incluídos diretamente no processo informado pelo usuário externo. Caso o processo indicado esteja concluído, ele será reaberto automaticamente na última unidade por onde tramitou.

ATENÇÃO! O usuário externo receberá automaticamente acesso ao conteúdo dos documentos peticionados por ele. No entanto, ele não terá acesso aos novos documentos gerados internamente no SEI, quando categorizados como restritos, até que a unidade por onde o processo tramita disponibilize o acesso.

Peticionamento Eletrônico de Processos Novos

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Para realizar o peticionamento, acesse o ambiente de usuário externo com seu login e senha cadastrados. No menu lateral da tela "Controle de Acessos Externos", clique na opção Peticionamento ▼ e depois em Processo Novo.

A tela "Peticionamento de Processo Novo" será exibida. Leia com atenção as Orientações Gerais e escolha o tipo de processo que deseja iniciar. Caso não saiba qual tipo escolher, selecione "Peticionamento: Manifestação de Usuário Externo".

Após selecionar o Tipo do Processo:

Você será direcionado para a página de inclusão de documentos e informações no processo. No painel "Formulário de Peticionamento", insira a especificação do processo e indique o interessado.

• Especificação: Insira uma descrição que permita identificar seu pedido facilmente (limite de 100 caracteres).
• Interessados: Informe se o pedido é referente a uma Pessoa Física (informe o CPF) ou Pessoa Jurídica (informe o CNPJ). Clique em "Validar". Se o interessado não estiver cadastrado, uma tela de cadastro será aberta.

Adicionando Interessados:

Repita os passos até adicionar todos os interessados. Após isso, é hora de inserir os documentos no processo.

Inserção de Documentos:

O peticionamento de Processo Novo é composto por três grupos de documentos:

• Documento Principal: O documento onde você faz a solicitação. Pode ser interno (editado no SEI) ou externo (anexo, em formato pdf).
• Documentos Essenciais: São documentos essenciais para análise do peticionamento. Todos devem ser anexados.
• Documentos Complementares: Esses documentos são opcionais, mas podem ser anexados para complementar sua solicitação.

Documento Principal Interno:

Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Caso o processo escolhido tenha como documento principal um interno, a tela mostrará um link para abrir o editor de textos.

Preencha o documento com os dados de sua solicitação e clique em "Salvar".

Documentos Externos:

Documentos externos são gerados fora do SEI. Ao inserir um documento externo, clique em "Escolher Arquivo", selecione o arquivo e preencha as informações sobre o documento.

A inclusão de um documento externo é feita em seis passos:

1. Escolher o arquivo a ser inserido (preferencialmente em formato PDF).
2. Selecionar o tipo de documento inserido.
3. Preencher o complemento com a informação sobre o documento.
4. Escolher o nível de acesso: Público ou Restrito.
5. Informar se o documento é Digitalizado ou Nato-digital.
6. Clicar em "Adicionar" para carregar o arquivo.

Formato do documento

• Nato-digital: Documento criado no meio eletrônico, como um documento word, planilha excel, planta do autocad;
• Digitalizado: Documento que foi digitalizado a partir de um documento em papel. Ao escolher o formato do tipo digitalizado, o campo conferência será exibido:

Atenção Especial para Documentos Essenciais:

O sistema só permitirá concluir o peticionamento após a inclusão de, pelo menos, um arquivo para cada tipo de documento solicitado. Caso falte algum documento, o sistema mostrará a mensagem de erro correspondente.

Conclusão do Peticionamento:

Após preencher todos os campos do "Formulário de Peticionamento" e incluir todos os documentos solicitados, clique em "Peticionar".

O sistema abrirá a janela "Concluir Peticionamento - Assinatura Eletrônica", onde será necessário inserir a senha para confirmar o peticionamento.

Após o Processamento:

O sistema gera automaticamente um Recibo Eletrônico de Protocolo e o inclui no processo. O órgão/setor responsável dará prosseguimento à análise e atendimento da sua solicitação.

Peticionamento Eletrônico para Processos Já Existentes (Intercorrente)

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Para realizar o peticionamento, acesse o ambiente de usuário externo com seu login e senha cadastrados. No menu lateral da tela "Controle de Acessos Externos", clique na opção Peticionamento ▼ e depois em Intercorrente.

A tela "Peticionamento Intercorrente" será exibida. Leia com atenção as Orientações Gerais, informe o número do processo no qual deseja incluir documentos e clique em Validar. Se o número informado estiver correto, irá aparecer no campo "Tipo" o tipo processual da numeração informada, estando de acordo, clique em Adicionar.

Após a indicar o número do processo em que deseja realizar o peticionamento, a seção “Documentos” é exibida. Basta seguir os passos descritos acima. O sistema critica os campos obrigatórios e também as extensões de arquivos permitidas.

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Depois de adicionar todos os documentos que pretende peticionar, clique em "Peticionar". O sistema abrirá a janela "Concluir Peticionamento - Assinatura Eletrônica" onde será necessário inserir a senha para confirmar o peticionamento. Caso não venha preenchido o campo "Cargo/Função", selecione a opção "Usuário Externo" e depois digite sua senha e clique em “Assinar”.

Depois que o processamento do peticionamento é finalizado, o sistema gera automaticamente um Recibo Eletrônico de Protocolo para o usuário externo, que também é incluído no processo.

Os processos de peticionamento intercorrente serão apresentados nas unidades onde o processo indicado pelo usuário externo está em andamento, ou onde foi concluído (neste caso, é reaberto).

Recibos Eletrônicos

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Todos os peticionamentos realizados por usuários externos no SEI geram um Recibo Eletrônico de Protocolo que fica disponível dentro do processo e pode ser consultado através da opção "Recibos Eletrônicos de Protocolo" no menu lateral.

Para visualizar o conteúdo de um recibo, basta clicar no ícone Consultar-01.png e uma nova aba será aberta para exibir o conteúdo.

No Recibo Eletrônico, você pode visualizar as seguintes informações:

• Data e horário do peticionamento realizado;
• Tipo de Peticionamento (novo ou intercorrente);
• Número de Processo em que o peticionamento foi realizado;
• Interessados informados no processo;
• Lista de documentos inseridos através do Peticionamento com o número SEI.

Para visualizar o conteúdo de um recibo, basta clicar no ícone correspondente.

Intimação Eletrônica

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A funcionalidade de intimação eletrônica permite aos órgãos a comunicação direta com os usuários externos para ciência, cumprimento de exigências e outras comunicações necessárias. Quando uma intimação for direcionada a um usuário externo, este receberá em seu e-mail cadastrado uma notificação para verificar esta intimação.

Consultar Intimação

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As intimações são exibidas na tela de controle de processos do módulo:

Para acessar o processo e consultar a intimação, clique no ícone "Controle de Acessos Externos". A tela abaixo será exibida:

Confirmar Intimação

Clique no cadeado para consultar a intimação e liberar o acesso ao documento. Após a confirmação, novos ícones estarão disponíveis para ações:

O ícone permite o acesso ao documento da intimação.

O ícone permite o acesso a Certidão de Intimação, gerada no momento da confirmação a consulta.

O ícone da carta com uma seta azul permite a realização de peticionamento intercorrente para resposta a uma intimação.

Também é possível consultar todas as intimações geradas para seu usuário externo clicando em "Intimações Eletrônicas" no menu lateral. As intimações serão exibidas da seguinte forma:

Responder a Intimação

As respostas às intimações são realizadas por meio de peticionamento. Ao clicar no ícone "Responder Intimação", a tela abaixo será exibida:

O campo "Tipo de Resposta" lista as opções disponíveis para a intimação, caso esteja dentro do prazo. Caso não esteja, utilize a opção de Peticionamento Intercorrente no menu principal.

Selecione o tipo de resposta desejado e o painel de documentos será exibido para que você inclua a petição.

Incluir Documentos

Para incluir os documentos de resposta, basta seguir os passos descritos acima:

Recibo de Resposta

Após concluir o peticionamento, o andamento do processo será atualizado. O ícone "Recibo" permitirá a consulta do recibo do peticionamento de resposta realizado:

A intimação será marcada como "Intimação Respondida" após o peticionamento.

Pesquisar Processos

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1. Informe o número do processo ou documento que deseja consultar;
2. Insira o código de validação. Atenção para a diferença entre letras maiúsculas e minúsculas;
3. Clique em Pesquisar.

O resultado da pesquisa será exibido. Para visualizá-lo clique no número do processo, que estará destacado em azul.

Você será direcionado para a tela com as informações gerais do processo, seus documentos e os andamentos/movimentações do processo.

O primeiro bloco de informações, chamado Autuação traz as informações gerais do processo, como data de registro, tipo processual e os interessados do processo, se houver.

Logo abaixo, virá a Lista de Protocolos, que mostra todos os documentos vinculados ao processo. Apenas documentos públicos inseridos em processos públicos ficarão disponíveis para consulta de seu conteúdo.

Por fim, a Lista de Andamentos traz as informações sobre a tramitação e interação com usuários externos realizada no processo.

Acesso Externo aos Processos

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O acesso a documentos públicos de um processo público pode ser realizado livremente, sem necessidade de cadastro como usuário externo, conforme explicado abaixo:

Pesquisa Pública

A Pesquisa Pública do SEI é uma ferramenta que possibilita a transparência de processos e documentos dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Município de Angra dos Reis.

Ela não é a mesma usada pelo usuário interno dentro do sistema, quando ele clica em "Pesquisa" no menu na Tela de Controle de processos, conforme demonstrado aqui. A pesquisa pública é um módulo separado com interface própria. Portanto, ao realizar uma pesquisa internamente no SEI, o sistema terá um comportamento diferente do apresentado pelo módulo da pesquisa pública.

Comportamento do sistema na pesquisa interna:

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O SEI não mostra o conteúdo dos documentos que estejam autuados em processos restritos ou que tenham assumido o comportamento de restrito (que ocorre quando qualquer documento inserido em um processo público é classificado como restrito), ainda que este documento esteja classificados como público.

Comportamento do sistema na pesquisa externa (pesquisa pública):

Já na pesquisa pública, os documentos públicos tem seu conteúdo disponibilizado, desde que autuado em processo público. Processos restritos e seus respectivos documentos, assim como os documentos classificados como restritos, não poderão ser consultados através da pesquisa pública e o pedido de vistas ao processo deverá ser realizado junto ao órgão que estiver de posse do processo.

Também é importante ressaltar que o módulo de pesquisa pública do SEI apenas dá acesso aos documentos e processos do Poder Executivo do Município de Angra dos Reis. Essa observação é relevante pois diversos órgãos de outros Poderes, Estados, Municípios e União utilizam o SEI, mas seus documentos precisam ser consultados em suas páginas próprias.

Quando existir documentos restritos no processo, não sendo acessíveis na Pesquisa Pública do SEI, ou quando o usuário externo necessita acompanhar o andamento do processo do qual é interessado ou procurador legal, bem como assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros documentos relativos ao Poder Executivo do Município de Angra dos Reis, é possivel que seja dado vistas ao processo.