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O ano de 2010 foi de muitas realizações para o Instituto de Previdência Social do Município de Angra dos Reis (AngraPrev). Além de conseguir um papel de destaque para o município nos debates previdenciários, através da representatividade em órgãos como a Associação das Entidades de Previdência dos Municípios do Estado do Rio de Janeiro (Aepremerj), o instituto investiu na reforma de toda sua estrutura física e na humanização do atendimento aos aposentados e pensionistas. O AngraPrev encerra o ano com mais uma meta atingida: a digitalização de 100% dos documentos da atual gestão. A medida reduz custos operacionais, garante maior agilidade nas consultas e segurança na preservação dos dados.
Cento e vinte mil documentos foram digitalizados, dentre eles, perícias médicas, pastas de aposentadoria, processos do TCE, fichas funcionais, comprovantes de repasses, inscrições de cursos, processos de despesas etc. O número inclui também documentos das gestões anteriores, desde a criação do instituto: de 1998 a 2007. Sessenta e cinco por cento dos documentos desse período já foram digitalizados e o AngraPrev pretende concluir o processo dentro de pouco tempo.
Os documentos e todo o acervo do instituto são convertidos para o meio digital, transformados em imagens e convertidos em arquivos PDF. Todas as imagens passam por um tratamento especial para garantir a qualidade do material. Não foi preciso comprar nenhum software para o gerenciamento do arquivo digitalizado, que é feito a custo zero, utilizando apenas o Windows. O material fica armazenado em CD, DVD e servidor de dados. Os funcionários realizam a pesquisa através da intranet, com muito mais rapidez.
– Conseguimos um aumento da produtividade e da qualidade nos processos de trabalho. Sem contar o ganho de espaço – avaliou o presidente do AngraPrev, Carlos Renato Gonçalves. Boa parte dos arquivos que estavam na sede do instituto já foi enviada para o depósito central da prefeitura, na Praia do Anil.
Outra vantagem é a redução do custo, já que a manutenção e o gerenciamento dos documentos em forma física exigem gastos mais elevados. A digitalização também evita a deterioração comum aos documentos arquivados em papel. Todas as vantagens da digitalização resultam em um melhor atendimento aos servidores municipais e a todos os demais beneficiários.
Para 2011 o AngraPrev pretende continuar investindo em tecnologia e no aprimoramento de seu arquivo digitalizado. A idéia é possibilitar que os beneficiários possam acessar sua documentação através da internet, sem sair de casa.