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O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), da Secretaria de Integração Governamental , conclui parte dos seus Projetos de Digitalização de Documentos da Prefeitura. Foram digitalizados alvarás, fichas de cadastro imobiliário, fichas funcionais, ITBI, documentos em pdf para pesquisa entro outros documentos.
Muitas vezes, esses documentos precisam ser arquivados por longo tempo e consultados freqüentemente, o que sempre gera custos adicionais de armazenamento, horas de pesquisa e guarda, além do elevado número de cópias, para possibilitar que o documento seja analisado por mais de uma pessoa.
A solução para evitar esses problemas foi a digitalização dos documentos da Prefeitura, que reduz custos, garante maior agilidade na consulta e segurança na preservação dos documentos. Para isso o GED digitalizou 305.279 documentos com datas entre 1970 e 2008.
O GED possui 72 usuários da Prefeitura, com acesso via intranet ao documento relacionado ao seu setor, otimizando espaço físico e garantindo o melhor atendimento ao contribuinte. Antes o contribuinte esperava 3 minutos por informação de sua ficha de cadastro imobiliário, e mais 25 minutos para cópia da mesmo. Hoje, o contribuinte tem sua informação em 17 segundos e sua cópia em 23 segundos, agilizando a melhoria no atendimento do serviço público através de uma ferramenta com tecnologia eficaz.
Os documentos em pdf pesquisável eram de despesa e prestação de contas do Tribunal de Contas do Estado (TCE). Foi digitalizado num formato onde o usuário faz a busca através de qualquer palavra do documento. Para isso, basta abrir o documento e teclar a tecla de atalho ctrl+F e assim fazer uma busca rápida e segura.
O GED está a disposição para realizar novos projetos de digitalização a partir de uma solicitação dos secretários ao secretário de Integração Governamental, Roberto Peixoto.
Ainda estão em andamento os projetos de digitalização de Alvarás de Autorização, Alvarás de Construção, Alvarás de Habite-se, ITBI e Loteamento, dos anos posteriores aos relacionados acima.